商務(wù)英語是以適應(yīng)職場生活的語言要求為目的，內(nèi)容涉及到商務(wù)活動的方方面面。當(dāng)今的商務(wù)活動強(qiáng)調(diào)人實(shí)際的商務(wù)溝通能力，能否用最準(zhǔn)確、清晰的商務(wù)語言來與老板和客戶進(jìn)行溝通、交流在很大程度上決定你成功與否。那么商務(wù)英語書信怎么寫，有哪些注意事項(xiàng)呢？

一、商務(wù)英語書信注意事項(xiàng)

商業(yè)信函有其自身的特點(diǎn)。下面是商務(wù)書信寫作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：

1.切忌主客不分或模糊。例子： Deciding to rescind the earlier estimate,our report was updated to include $40,000 for new equipment.應(yīng)改為 Deciding to rescind our earlier estimate,we have updated our report to include $40,000 for new equipment. （We決定呀，不是report）

2.句子不要零碎。

例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 兩個(gè)句子應(yīng)該連在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

3.結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解。例子： The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應(yīng)改為： The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

4.單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看著不舒服。例如： An authorized person must show that they have security clearance. 應(yīng)改為 Authorized persons must show that they have security clearance.

5.動詞和主語要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)句子的分別： 1. This is Ｏne of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is Ｏne of the public-relations functions,which are under-budgeted.

6.時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)換太多?？瓷虅?wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。

7.標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確。例如： He did not make repairs,however,he continued to monitor the equipment. 應(yīng)改為： He did not make repairs; however,he continued to monitor the equipment.

8.選詞正確。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9.拼字正確。有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。

10.大小寫要注意。除非必要不要整個(gè)詞都大寫，除非要罵人。例如： MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

二、英美差異

商務(wù)英語書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時(shí)所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書、明信片等?！∮⒄Z和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客套語等均有所不同。一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當(dāng)我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語（Queen's English）；如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區(qū)時(shí)，就要用美國英語。當(dāng)然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國常用這種格式；每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱為縮進(jìn)式或鋸齒式（indented style），英國常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。

正式的商業(yè)英語書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址，稱為信內(nèi)地址（Inside address）。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進(jìn)式或稱英國式將各行依次退縮。不過，筆者注意到，近來英國商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進(jìn)，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。

在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr,Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國人常在男性的姓名之后用Esq. （Esquire的縮寫），不過在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr. Mmes. （Madam的復(fù)數(shù)形式），用于二個(gè)女士以上。Messrs（Mr的復(fù)數(shù)形式）用于二個(gè)以上的男人，或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均不加縮寫句點(diǎn)，相反地趨向于進(jìn)步自由的美語反而加縮寫句點(diǎn)如Mr.,Mrs.,Messrs.。

在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國式）與Dear Sirs（英國式）二種，相當(dāng)于中國的"敬啟者"或"謹(jǐn)啟者"。如果信是寫給革個(gè)公司單位的，不是寫給某個(gè)具體人的，美語用Gentlemen（復(fù)數(shù)形式），英語用Dear Sirs。如果對方公司只一人時(shí)，必須使用Sir/Dear Sir。稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號，英國式采用逗號（comma），美國式用分號（colon）。

書信結(jié)尾客套語（complimentary close）有多種，相當(dāng)于中國書信在結(jié)尾時(shí)使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達(dá)有Yours sincerely（熟人或知道對方姓名），Best wishes，kind regards和yours faithfully（不知姓名）。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現(xiàn)在不再使用。